Aufgaben eines WEG-Verwalters
Kaufmännische Aufgaben:
-Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
-Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
-Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
-Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
-Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
-Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
-Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
-Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
-Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
-Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, -Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
-Mitwirken bei Wohnungsverkäufen
Technische Aufgaben:
-Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
-Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
-Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, -Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
-Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. -B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
-Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
-Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
-Versicherungsabrechnung durchführen
-Einweisung Handwerker und Hausmeister
-Schlüsselbestellung
-Beauftragen von Sachverständigen
-Entwicklung von Nutzungskonzepten
Rechtliche Aufgaben:
-Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
-Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, -Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
-Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
-Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
-Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
-Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
-Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
-Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
-Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
-Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
Organisatorische Aufgaben:
-Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
-Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
-Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
-Führung von Beschlusssammlungen
-Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
-Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
-Beschwerdemanagement
-Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
-Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen